Ecco come l’Intelligenza artificiale può migliorare la Pubblica amministrazione

Quando si manifesta una nuova tecnologia, soprattutto se a disposizione di tutti come l’intelligenza artificiale, si genera un’ondata di rumore associata da un lato ai casi d’uso divertenti ma che incidono poco sul contesto economico, dall’altro alle continue novità.

In verità è necessario andare oltre e provare a considerare i casi d’uso reali che possono determinare cambiamenti effettivi e strutturali nel mondo delle aziende e della pubblica amministrazione, per non perdersi nel rumore tecno-innovativo di breve periodo.

Cosa è l’IA Intelligenza artificiale o AI (Artificial Intelligence)?

L’intelligenza artificiale (IA oppure AI – Artificial Intelligence) è la tecnologia di base che consente di simulare (non è quindi intelligente, agisce solo come se lo fosse) i processi dell’intelligenza umana attraverso la creazione e l’applicazione di algoritmi integrati in un ambiente di calcolo dinamico.

Quindi l’intelligenza artificiale (IA) è l’abilità di una macchina di mostrare (non avere) capacità umane (o super umane in ambiti specifici) quali il ragionamento, l’apprendimento, la pianificazione e la creatività.

Che primi problemi di base risolve?

L’IA estrattiva è un caso d’uso molto ben definito e attuabile di IA: permette di estrarre la conoscenza da un deposito di documenti e informazioni non strutturate. 

Per informazioni non strutturate si intendono quelle che non prevedono un’organizzazione strutturata con strumenti informatici:

• Un documento Excel è strutturato
• Un documento Word non è strutturato
• I dati contenuti in un database sono strutturati
• I documenti PDF o immagini non strutturati
• Video a immagini non sono strutturati

Elaborare e interpretare dati strutturati aggiungendo dati non strutturati permette di estrarre conoscenza dall’enorme patrimonio informativo di una PA, che per la maggior parte è composto da documenti.

Quali sono i vantaggi per un’organizzazione nell’adottare strumenti di IA ?

Quando si parla di IA estrattiva si intende un sistema di IA che elabora decine di migliaia o milioni di documenti ed è in grado di estrarre da tutti i documenti, “letti” ed “elaborati”, informazioni che possono essere utilizzate per future ricerche o elaborazioni.

Questo caso d’uso si può applicare a qualsiasi base dati documentale, ad esempio con una piattaforma integrata e applicata ai documenti di una PA (ad esempio il repository del software di backoffice) permettendo di estrarre e taggare attributi citati nei documenti come:

• Nomi di persona, aziende e enti
• Indirizzi
• Date e tipologia delle date (data documento, data scadenza, ecc.)
• Leggi
• Argomenti trattati rispetto a una struttura argomento e sotto argomento tipiche della PA locale
• Temi trattati (argomenti trasversali)

Possibili casi d’uso innovativi e nel contempo reali

La transizione digitale si attua soprattutto introducendo innovazione nella PA a tutti i livelli e su tutti i territori. 

• Ad oggi è possibile sviluppare piattaforme nate sul dominio della PA, specializzata nell’estrarre la conoscenza da documenti non strutturati come atti, delibere, contratti, relazioni, istanze e altro, per creare una rete di relazioni facilmente navigabili con lo scopo di ridurre a pochi click l’individuazione di documenti, con la possibilità di fascicolarli facilmente. Si passa da una ricerca sintattica (la precisa parola) ad una ricerca semantica (concetti).

• I software di backoffice degli enti si stanno/sono arricchiti dall’intelligenza artificiale per offrire agli enti pubblici funzioni di ricerca e consultazione documenti più potenti, efficaci, veloci e alla portata di tutti, che consentono ad operatori, amministratori e cittadini di individuare rapidamente i documenti di interesse, ponendo dei semplici quesiti discorsivi simili a quelli delle ricerche on line, nei limiti delle possibilità di accesso. 

• Gli stessi sistemi di IA applicati ai processi di protocollazione permettono di velocizzare le fasi manuali, ottimizzare i tempi e i costi, standardizzare la protocollazione e l’instradamento.

• Possibile anche un’applicazione di IA generativa dopo l’IA cognitiva con cui si potranno sviluppare processi di generazione assistita di atti e documenti, elaborazione di domande e risposte con chatbot interattivi per migliorare l’esperienza dei cittadini nell’utilizzo delle procedure software.

Un focus sul caso d’uso relativo al protocollo

Sfruttando le funzionalità di intelligenza artificiale e utilizzando specifiche ontologie studiate ad hoc per la pubblica amministrazione e usate dal modulo di riconoscimento semantico dei testi, è possibile la compilazione automatica del protocollo, precompilando i campi con i dati necessari alla protocollazione derivanti dall’analisi semantica del documento e dei suoi allegati. 

Dopo l’elaborazione dei documenti con gli strumenti di IA saranno estratti e precaricati nella maschera di protocollazione i dati principali di protocollo, indicando in particolare: 

• Documento principale e allegati
• Tipo documento
• Mittente (nominativo, e-mail/PEC, indirizzo se presente)
• Numero e data protocollo mittente (non obbligatorio)
• Classificazione in base al titolario
• Possibile fascicolazione
• Assegnazione competenza o conoscenza destinatario
• Ufficio destinatario o utente specifico
• Istradamento automatico

L’operatore dovrà solo verificare la correttezza delle informazioni presentate a video, accettarle e proseguire, o modificarle e segnalare eventuali errori di elaborazione (che serviranno poi come addestramento successivo del sistema); proseguendo poi con il normale processo di protocollo.

L’addestramento continuo inoltre permetterà di tendere a un protocollo semi automatico che potrà diventare automatico in base a livelli di efficienza e confidenza elevati, con una sensibile ottimizzazione di risorse e una standardizzazione del processo.

Prossimi casi d’uso

Ecco inoltre altri possibili casi d’uso di prossima adozione:

• Editor Intelligente: un modulo di editor intelligente che assisterà i funzionari della PA nella creazione di atti e documenti. Questo strumento sarà in grado di suggerire contenuti e strutture, facilitando il lavoro dei funzionari e migliorando la qualità dei documenti prodotti.
• Sintesi dei Risultati: fornire sintesi automatiche dei risultati di ricerca, aiutando gli utenti a identificare rapidamente le informazioni rilevanti e a creare fascicoli documentali in modo più efficiente.
• IA Generativa: con l’introduzione dell’IA generativa si potranno sviluppare processi di generazione assistita di atti e documenti, migliorando ulteriormente l’efficienza e la qualità dei servizi offerti dalla PA.

Conclusioni

L’introduzione dell’IA nella pubblica amministrazione è un passo fondamentale per la digitalizzazione e l’innovazione del settore pubblico italiano. Quanto indicato sopra rappresenta un esempio concreto di come le tecnologie avanzate possano migliorare l’efficienza e l’efficacia dei servizi offerti, mettendo la PA al servizio dei cittadini in modo più trasparente e accessibile. La strada intrapresa è quella di seguire le innovazioni e guardare al futuro così da rendere le nostre amministrazioni pubbliche sempre più intelligenti e performanti.