La PA può chiedere informazioni al cittadino una volta sola: il principio del ‘Once only’

Cosa è il principio del Once only

Una Pubblica amministrazione non può chiedere ai cittadini e alle imprese informazioni di cui è già in possesso, ma deve acquisirle d’ufficio anche accedendo alle banche dati messe a disposizione da un’altra amministrazione

Questa è la definizione più condivisa, semplice e moderna del principio del Once only, che si è formata negli anni dall’interpretazione di una serie di interventi normativi, non esistendo di fatto una legge che indichi in modo univoco la sua demarcazione.

Le tappe principali per la sua definizione

Il principio del Once only ha quasi venticinque anni: una sua prima versione nasce con l’articolo 43 del Decreto del presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445 “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”, dove si stabilisce che la Pubblica amministrazione e i gestori di servizi pubblici non possono richiedere atti o certificati riguardanti stati, qualità personali e fatti i cui contenuti siano già in loro possesso, ma devono acquisirli d’ufficio, oppure accettare una dichiarazione sostitutiva prodotta dal cittadino.

Per attuare il principio del Once only il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale” all’articolo 50 stabilisce che i dati della Pubblica amministrazione sono resi disponibili attraverso tecnologie digitali che ne consentano l’accesso da parte di altre Pubbliche amministrazione e dei privati che ne abbiano diritto.

Sempre all’interno del Codice dell’amministrazione digitale, all’articolo 60 sono individuate una serie di banche dati di interesse nazionale (repertorio dei dati territoriali, anagrafe della popolazione residente, contratti pubblici, casellario giudiziale, registro delle imprese, indicatore della situazione economica equivalente, etc.), la cui messa in condivisione tra le Pubbliche amministrazioni è ritenuta strategica per evitare che le informazioni in esse contenute siano richieste più volte ai cittadini.

Inoltre l’articolo 264 del Decreto legge 19/05/2020, n. 34 “Misure urgenti in materia di salute, sostegno al lavoro e all’economia, nonché di politiche sociali connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19” dispone che le dichiarazioni sostitutive di certificazione e dell’atto di notorietà (articoli 46 e 47 del Decreto del presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445), prodotte dai cittadini, sostituiscano ogni altro tipo di documentazione e che le Pubbliche amministrazioni detentrici di questi dati ne assicurino la fruizione da parte delle altre Pubbliche amministrazioni e dei gestori di servizi pubblici.

Questo concetto è ripreso e rafforzato anche dall’articolo 12 del Decreto legge 16/07/2020, n. 76 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, con cui si punta a supportare l’interoperabilità tra le diverse banche dati per consentire al cittadino e alla Pubblica amministrazione, sia nella fase di presentazione della richiesta di un beneficio economico, sia in quelle successive di erogazione e controllo, di avere una verifica automatica delle informazioni inserite nelle autocertificazioni.

Il nuovo Piano triennale per l’informatica nella Pubblica amministrazione 2024-26

Negli ultimi Piani triennali per l’informativa nella Pubblica amministrazione il principio del Once only è sempre presente e anche nel nuovo Piano triennale 2024-26, pubblicato il 12 febbraio 2024, si ribadisce come questo principio sia considerato strategico anche in una visione transfrontaliera, per rivedere e semplificare i processi amministrativi.

Nel Piano triennale è evidenziato il ruolo della Piattaforma digitale nazionale dati (PDND) per l’attuazione del principio del Once only e, tra le altre cose, se ne raccomanda l’uso come infrastruttura per garantire ai cittadini e alle imprese la presenza online di moduli pre-compilati che semplifichino e velocizzino le procedure amministrative.

La piattaforma digitale nazionale dati

La Piattaforma digitale nazionale dati (PDND), istituita con l’articolo 50 del Codice dell’amministrazione digitale, è finalizzata a favorire la conoscenza, l’utilizzo e la condivisione dei dati della Pubblica amministrazione, con l’obiettivo di semplificare gli adempimenti amministrativi dei cittadini e delle imprese. Le amministrazioni, infatti, dopo essere state autenticate e attestate sulla piattaforma, sono in grado di scambiare dati tra loro ed erogare così servizi in modo più rapido ed efficace.

La realizzazione della PDND è prevista anche dal Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR) ed è curata dal Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri in collaborazione con PagoPA spa.

La messa a disposizione di dati sulla PDND avviene mediante e-service, ovvero interfacce API, che regolano l’interoperabilità tra i sistemi della Pubblica amministrazione, garantendo correttezza amministrativa, trasparenza, apertura, sicurezza informatica e protezione dei dati personali.

Con il Decreto del Ministro per l’innovazione tecnologica e la transizione digitale 22/09/2022 “Obblighi e termini di accreditamento alla Piattaforma digitale nazionale dati (PDND)”, si dispone che le Pubbliche amministrazioni siano tenute ad accreditarsi sulla PDND, sviluppare gli e-service e rendere disponibili le proprie basi dati sulla entro il 30 settembre 2023. La violazione di questi obblighi è punita ai sensi degli articoli 18-bis e 50-ter del Codice dell’amministrazione digitale.

Il principio europeo “una tantum”

Cittadini e imprese dell’Unione europea talvolta incontrano difficoltà per la gestione di adempimenti transfrontalieri come, per esempio, trasferirsi per motivi di studio o di lavoro in un altro Stato membro, fare attività d’impresa nell’UE, etc.

Anche l’Unione europea ha quindi aderito al principio del Once only (detto anche una tantum) con lo scopo di ridurre barriere e costi amministrativi, consentendo la condivisione a livello transfrontaliero di informazioni tra le Pubbliche amministrazioni degli Stati membri.

La realizzazione di questo principio a livello europeo è basata sul Regolamento UE 2018/1724 “Single Digital Gateway” con il quale è stato costituito uno Sportello unico digitale per offrire ai cittadini e alle imprese europee un accesso online transfrontaliero a informazioni, procedure, servizi di assistenza.

Da inizio 2024 le procedure previste dallo Sportello unico digitale europeo devono essere rese disponibili interamente online sulla base del sistema tecnico per lo scambio transfrontaliero automatizzato previsto dal Regolamento EU 2022/1463 nel quale sono definite le specifiche tecniche per l’applicazione del principio una tantum.

All’interno di questa infrastruttura è presente anche il portale “La tua Europa“ che fornisce supporto e informazioni ai cittadini e alle imprese degli Stati membri sui servizi pubblici online e sulle procedure amministrative presenti.