Come funziona l’autocertificazione predisposta in modalità digitale

Di Paola Consonni e Giuseppe Aquino

Le dichiarazioni sostitutive di certificati (definite spesso anche come “autodichiarazioni” o “autocertificazioni”) rappresentano un importante strumento di semplificazione per i cittadini nei rapporti con la pubblica amministrazione. Questo strumento consente di annullare i tempi di attesa per il rilascio di certificati da parte dell’amministrazione e i costi delle marche da bollo, che generalmente sono previsti per la richiesta di documenti.

Normativa di riferimento

In via generale, la normativa di riferimento è costituita dal D.P.R. 445/2000, conosciuto anche come testo unico in materia di documentazione amministrativa. Tra i suoi principi cardine è previsto il divieto per le pubbliche amministrazioni di chiedere certificazioni ai privati, cittadini o imprese, in tutti i casi in cui sia ammessa un’autodichiarazione da parte del soggetto interessato. Per quanto riguarda le autodichiarazioni predisposte in modalità digitale è opportuno far riferimento anche al Codice dell’amministrazione digitale.

Cos’è il divieto di chiedere certificazioni ai privati da parte della PA?

Il divieto riguarda tutte le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione italiana “in ordine a stati, qualità personali e fatti”, che nel nostro ordinamento risultano valide e utilizzabili soltanto tra soggetti privati.

Sulle certificazioni che vengono rilasciate dalla pubblica amministrazione deve essere apposta, a pena di nullità, la seguente dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di servizi pubblici”.

Quando si possono utilizzare le autocertificazioni?

Grazie alle autocertificazioni, il soggetto interessato è in grado di comprovare le informazioni presenti in un registro pubblico o in altra banca dati pubblica senza doverle richiedere all’ente di competenza. Il privato può infatti produrre un’autodichiarazione in sostituzione di un certificato in riferimento a una serie di stati, qualità personali e fatti elencati espressamente all’art. 46 del D.P.R. 445/2000:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
• di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Le autocertificazioni possono essere prodotte ad amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le regioni, le province, i comuni e le comunità montane, le camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).

Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con privati gestori di servizi pubblici (come Poste Italiane) nell’ambito della gestione di attività di carattere pubblico. Non possono invece essere utilizzate nei confronti dell’autorità giudiziaria.

Come si fa un’autocertificazione in modalità digitale?

L’unico requisito previsto per la produzione di un’autocertificazione è che sia sottoscritta dall’interessato. La firma apposta sulla dichiarazione da parte del privato non necessita di autenticazione e quindi l’autodichiarazione può essere presentata non solo fisicamente in modalità cartacea presso lo sportello dell’ente ma anche digitalmente, a distanza.

L’art. 38 del D.P.R. 445/2000 chiarisce che tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per via telematica, e sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall’art. 65 del CAD, ovvero:

• se sono sottoscritte mediante la firma digitale;
• quando l’istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
• se sono formate tramite il punto di accesso telematico per i dispositivi mobili;
• se sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d’identità;
• se sono trasmesse dall’istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale iscritto in uno degli elenchi previsti dalla normativa. In assenza di un domicilio digitale iscritto, sono valide se sono inviate da un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS.

L’autocertificazione può dunque essere predisposta in modalità nativa digitale e inoltrata a distanza, in via telematica, se è rispettata almeno una delle condizioni sopra elencate.

Soltanto le dichiarazioni prive della sottoscrizione o non trasmesse in una delle modalità previste, dalle quali derivano la riferibilità al dichiarante e la consequenziale assunzione di responsabilità di quanto dichiarato, appaiono improcedibili e quindi non utilizzabili.

Le singole amministrazioni hanno il compito di mettere a disposizione i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno la facoltà di utilizzare. Se tali modelli non sono disponibili, il cittadino avrà il diritto di utilizzare un facsimile a sua scelta, eventualmente disponibile nel web, o redigere in libertà il proprio modello (art. 35, comma 2, D.Lgs. n. 33/2013).

Durata delle autocertificazioni digitali

Le dichiarazioni sostitutive redatte in formato digitale hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

Soggetti che possono avvalersi della dichiarazione sostitutiva predisposta in modalità digitale

I soggetti che possono utilizzare la dichiarazione sostitutiva di certificazione predisposta in formato digitale sono i medesimi che hanno il diritto di effettuarla in modalità cartacea: cittadini italiani, cittadini dell’UE, persone giuridiche aventi sede legale in italia o in un Paese membro dell’UE, ma anche cittadini extracomunitari soggiornanti in Italia, con riferimento esclusivo a informazioni verificabili o certificabili nel territorio italiano da enti pubblici, cittadini extracomunitari in procedimenti limitati a materie che sono oggetto di convenzione tra l’Italia e il loro Paese di origine.

Impedimento alla firma

In via generale, il soggetto interessato che non è in grado o non può firmare fisicamente l’autocertificazione (ad esempio perché analfabeta o ha le mani paralizzate), può rendere queste dichiarazioni davanti ad un pubblico ufficiale. Quest’ultimo accerta l’identità del dichiarante ed attesta che le dichiarazioni sono state rese dall’interessato, in presenza di un impedimento a firmare.

Se l’impedimento è temporaneo per ragioni relative allo stato di salute (ad esempio a causa di un incidente) le dichiarazioni sostitutive di certificazione sono rese dal coniuge, o in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, ad un pubblico ufficiale.