La riduzione dei costi attraverso la digitalizzazione: essere cittadini digitali per migliorare l’efficienza dell’azione amministrativa e promuovere la green economy

Articolo scritto in occasione della sessione formativa tenuta il 25/11/2021 nell’ambito del progetto POR FSE 2014-2020 – Asse IV, Capacità istituzionale promosso da Unione Europea, Stato italiano, Regione Veneto.

All’inizio della sessione formativa ho sottoposto questa domanda a tutti i presenti “Se parliamo di efficienza amministrativa e di green economy quali sono le parole che ti vengono in mente?”

Le risposte più ricorrenti sono state: riduzione della carta, riduzione dei tempi, sicurezza informatica, condivisione delle informazioni, sburocratizzazione della pubblica amministrazione. Alcune delle risposte erano prevedibili, altre, come quella relativa alla sicurezza informatica, introducono nuove riflessioni nel dibattito che più avanti affronteremo.

La cittadinanza digitale trova la sua attuazione nel Codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 07/03/2005, n. 82) e nella Carta della cittadinanza digitale (legge 07/08/2015, n. 124).

Queste due norme, in particolare, sanciscono dei precisi diritti dei cittadini: colloquio digitale con le amministrazioni, utilizzo dell’identità digitale, partecipazione al procedimento amministrativo informatico, pagamenti informatici, eccesso telematico a dati, informazioni e documenti, disponibilità di servizi online semplici e integrati, alfabetizzazione informatica, sicurezza informatica dei dati personali, qualità dei servizi online.

Tralasciando le modalità tecniche, organizzative e comunicative attraverso le quali devono essere attuati i diritti digitali dei cittadini, è importante in questa sede concentrarsi sulle metodologie con le quali poter monitorare l’efficienza amministrativa e la promozione della green economy nella transizione digitale.

Da questo punto di vista, analizziamo alcuni dei sistemi di monitoraggio attualmente esistenti a livello europeo, italiano e locale, anche attraverso alcune best practices.

A livello europeo il sistema di monitoraggio principale è quello del digital economy and society index (DESI). Si tratta di un indice istituito nel 2014 dalla Commissione europea che ha come obiettivo quello di fornire indicazioni di politica digitale, anche in un’ottica di sostenibilità ambientale, e di monitorare i progressi degli stati membri.

L’ultimo report annuale è stato emesso proprio nei giorni scorsi e in questa edizione gli indicatori sono strutturati in base ai quattro “punti cardinali” della bussola digitale per il 2030: competenze (capitale umano), infrastrutture digitali (connettività), trasformazione digitale delle imprese (integrazione delle tecnologie digitali), digitalizzazione dei servizi pubblici (servizi pubblici digitali). Per l’edizione 2021 dell’indice DESI l’Italia si colloca al ventesimo posto fra i ventisette Stati membri dell’Unione Europea. Colpisce in particolare come l’Italia sia sotto media per l’offerta di servizi pubblici digitali per i cittadini e per “moduli telematici precompilati”. I risultati del monitoraggio dell’indice DESI possono essere consultati dinamicamente sul sito internet Shaping Europe’s digital future.

 

A livello italiano, diverse norme hanno affrontato nel tempo il tema del monitoraggio dell’efficienza amministrativa. Tra queste ricordiamo le tre principali.

1. La Circolare 11/11/2011, n. 13 ha istituito il “Dividendo dell’efficienza” che prevede un monitoraggio del risparmio (tempi e costi) derivante dalla riorganizzazione della pubblica amministrazione attraverso digitalizzazione, razionalizzazione e semplificazione di procedimenti amministrativi, attività gestionali, documenti, modulistica, modalità di accesso e presentazione delle istanze. Il 50% di questo risparmio può essere destinato alla contrattazione integrativa.
2. Il Decreto legislativo 14/03/2013, n. 33 “Trasparenza dell’azione amministrativa” prevede per le pubbliche amministrazioni il dovere di misurare i tempi dei procedimenti gestiti.
3. Il Decreto legge 16/07/2020, n. 76 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale” impone alla pubblica amministrazione di misurare e pubblicare i tempi effettivi delle procedure e di confrontare queste misurazioni con i tempi standard.

Per monitorare i progetti di trasformazione della pubblica amministrazione italiana, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha realizzato il portale Avanzamento digitale nel quale attraverso indicatori numerici sono indicati i progressi nell’attuazione dei diritti digitali dei cittadini.

 

Il monitoraggio delle politiche degli enti locali in tema di riduzione dei costi attraverso la digitalizzazione correlati all’efficienza dell’azione amministrativa e alla promozione della green economy scontano l’assenza di un approccio standardizzato.

In questo contesto di assenza di linee guida e di indicazioni istituzionali, gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano hanno elaborato un metodo interessante attraverso il quale sono stati individuati una serie di indicatori generali per il monitoraggio delle azioni di digitalizzazione nella pubblica amministrazione locale:

• disponibilità sistemi per utenti finali
• costo e investimento progetto (ex ante ed ex post)
• qualità sistemi percepita da utenti finali (user satisfaction)
• impatti progetto su efficienza interna

Accanto a questi indicatori generali sono stati sviluppati ulteriori indicatori locali:

• cittadino (tempo spostamento, tempo presentazione pratica, conciliazione dei tempi e degli orari)
• ente locale (circolazione carta, spazio degli archivi, tempi (protocollo, data entry, archivio, etc.)
• collettività (impatto ambientale)

Coerentemente con le ricerche degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano alcune amministrazioni locali hanno monitorato i loro progetti di digitalizzazione: in questa sede riportiamo i casi di una grande città, di un Comune di medie dimensioni e di una Comunità Montana.

Il Comune di Milano nell’anno 2021 si è posto gli obiettivi di: misurare il piano di trasformazione digitale, migliorare il livello di servizio offerto ai cittadini, rendere più efficiente l’operato della pubblica amministrazione, assicurare la sostenibilità futura di tutti i servizi digitali offerti ai cittadini.

Per monitorare il soddisfacimento di questi obiettivi sono state seguite queste fasi operative: identificazione delle attività su cui il digitale impatta, definizione degli indicatori e raccolta dati, comparazione dei processi analogici e digitali, calcolo dei benefici.

Gli indicatori utilizzati per l’analisi sono stati: interni (risparmio di tempo, efficiente allocazione delle risorse, consumo di carta), esterni (risparmio di tempo, risparmio di costi, riduzione delle emissioni di Co2).

Al termine dell’attività di monitoraggio sono emersi alcuni risultati importanti, tra i quali si segnala:

• certificati anagrafici (risparmio annuale medio di un’ora di viaggio a cittadino, 49 tonnellate di Co2 non emesse)
• concessioni suolo pubblico (tempo medio rilascio approvazione passato da 90 a 15 giorni).

Il Comune di Treviolo nell’anno 2021 si è posto gli obiettivi di: misurare il Piano di trasformazione digitale del settore tecnico, migliorare il livello di servizio offerto ai professionisti, rendere più efficiente l’operato dell’ufficio tecnico, assicurare la sostenibilità futura di tutti i servizi digitali offerti ai professionisti.

Per monitorare il soddisfacimento di questi obiettivi sono state seguite queste fasi operative: identificazione delle attività su cui il digitale impatta, definizione degli indicatori e raccolta dati, comparazione dei processi analogici e digitali, calcolo dei benefici.

Gli indicatori utilizzati per l’analisi sono stati: interni (risparmio di tempo, efficiente allocazione delle risorse, consumo di carta), esterni (risparmio di tempo, risparmio di costi, riduzione delle emissioni di Co2).

Al termine dell’attività di monitoraggio sono emersi alcuni risultati importanti, tra i quali si segnala:

• interni (azzeramento dei costi per stampe, archivi, protocollazione, data entry, supporto all’utente, ricerca archivistica, consumo di carta)
• esterni (risparmio di tempo nella predisposizione dell’istanza, azzeramento dei costi di produzione di copie cartacee, azzeramento delle emissioni di Co2).

La Comunità Montana della Valle Trompia nell’anno 2017 si è posta gli obiettivi di: misurare il Piano di trasformazione digitale dei servizi tecnici gestiti a livello associato, migliorare il livello di servizio offerto ai professionisti, rendere più efficiente l’operato della Comunità Montana, assicurare la sostenibilità futura di tutti i servizi digitali offerti ai professionisti.

Per monitorare il soddisfacimento di questi obiettivi sono state seguite queste fasi operative: definizione degli indicatori e dei raccolta dati, calcolo dei benefici.

Gli indicatori utilizzati per l’analisi sono stati il giudizio per il servizio ricevuto e, in caso di giudizio negativo, le motivazioni.

Come si evince da quanto sopra indicato, nonostante esistano efficaci sistemi europei e nazionali di monitoraggio, a livello locale mancano norme, linee guida e istruzioni operative su come misurare l’impatto dei progetti di digitalizzazione rispetto all’efficienza dell’azione amministrativa e alla promozione della green economy.

Nella specificità del territorio italiano (5.521 Comuni sotto i 5.000 abitanti, ovvero il 69,85%) le difficoltà di applicazione di un sistema di monitoraggio dei processi di digitalizzazione sono organizzative (carenza di personale), tecniche (assenza di professionalità adeguate per supportare il processo) ed economiche (difficoltà a sostenere i costi per l’applicazione del sistema).

A questo si aggiunga che, come alcuni dipendenti pubblici hanno evidenziato nel corso dell’incontro formativo tenuto, se parliamo di efficienza amministrativa e di green economy occorre estendere il monitoraggio anche ai processi di sicurezza informatica.

Dalle considerazioni sopra esposte emerge come l’applicazione di un sistema di monitoraggio di progetti di transizione digitale nella pubblica amministrazione locale oggi debba necessariamente partire dall’analisi delle best practice, in attesa che auspicabilmente si definiscano delle linee guida operative semplici e sostenibili, soprattutto in vista dell’attuazione dei progetti che saranno realizzati all’interno del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR).